Seguimos aportando herramientas para teletrabajar de forma más eficiente. Sí en los dos post anteriores te hablaba de herramientas para comunicar mejor, dentro de los apartados de comunicación y videoconferencias, esta semana quiero hablarte de herramientas para la gestión de proyectos.
Como podrás intuir, y como ya te he recalcado en otros post, las herramientas son muy importantes, pero más importante aún es la metodología que apliquemos a los mismos.
Además, dentro de la consideración de herramientas para gestionar proyectos, tendremos que diferenciar entre dos categorías: herramientas para freelance (o autónomos, si lo prefieres) y herramientas para trabajar en equipo.
Herramientas de gestión de proyectos para freelance
No te creas, ni de lejos, que por ser autónomos, profesional independice o freelance, estás libre de utilizar una buena aplicación para gestionar tus proyectos.
Evidentemente, como personas pensantes y con manías, aquí cada cual elige la herramienta que le resulte más conveniente, pero si me permites el consejo, creo que la mejor metodología de trabajo que puedes aplicarte como freelance es la de lista de tareas.
En este sentido, hoy quiero dejarte por aquí algunas aplicaciones que creo que pueden ayudarte en tu día a día.
Todoist
Esta aplicación desarrollada por el equipo de Doist, empresa de la que ya te he hablado en algunos de mis post. Esta empresa de origen germano es una de las referentes en defender la cultura del trabajo remoto, aplicándolo en su día a día y en el desarrollo de sus dos aplicaciones estrella: Todoist y Twist.
De todas las herramientas que he podido probar ahora mismo en el mercado, Todoist es la más completa:
- Crear proyectos y segmentar los por categorías, teniendo la posibilidad de ordenarlos por destacados.
- Generar múltiples tareas dentro de cada proyecto que podrás:
- Ordenar por prioridad: bandera roja, amarilla o azul.
- Establecer una fecha y hora de entrega
- Poner recordatorios de la misma (por día y fecha o por ubicación)
- Añadir etiquetas, para poder localizarlas fácilmente
- Añadir comentarios, en el caso de que trabajemos en algunos proyectos con partners.
- Acceso a la categoría próximo, que nos da una vista en formato calendario de todas las tareas que tenemos asignadas o pendientes dentro de las próximas semanas o meses.
- Sistema de karma, que nos da estadísticas sobre cómo vamos progresando diaria y semanalmente.
- Plantillas (solo premium) predeterminadas que nos permiten ejecutar de forma directa proyectos como: GTD, Reuniones, Calendario de Redes Sociales, etc.
Todoist también cuenta con un montón de integraciones, extensión para navegadores, aplicaciones móviles nativas (iOS y Android) y aplicaciones de escritorio (MacOS y Windows)
Puedes utilizar un montón de características de Todoist en su versión gratuita, pero sí quieres explotar todo su potencial, podrás hacerlo por tan solo 3€ al mes.
Microsoft To Do
Hace muchos años, allá por el 2011, mi aplicación de tareas predilecta era Wunderlist, era la que usaba para todo. En el año 2015, Microsoft compró a la empresa que estaba detrás del desarrollo de la aplicación, pero no fue hasta hace apenas unas semanas que la mató en favor de su aplicación Microsoft To Do.
Microsoft To Do es como una versión lite de Wunderlist. Para más inri, en su última actualización han clonado algunos de los aspectos más característicos de la difunta aplicación:
- Acceso directo a Mi día, desde dónde veremos todas las tareas para hoy
- Segmentación de proyectos como importantes
- Sección de planeado dónde aparecerán todas las tareas que tengan algún deadline o recordatorio asignado.
- Correo electrónico, donde aparecerán todos los mensajes que marques desde Outlook.
- Tareas completadas.
También podremos segmentar listas de tareas por proyectos y personalizar los temas de la aplicación para tener un diseño que nos motive más.
Como otro punto a su favor, Microsoft To Do cuenta con la ventaja de estar dentro del paquete de productividad Microsoft Office 365 (aunque la puedes usar de forma completamente independiente)
Superlist: bonus track
De Superlist no puedo hablarte, no porque yo no quiera, si no porque no ha salido al mercado.
Es la nueva aplicación que va a sacar a la luz, supongo que pronto, el ex-CEO de Wunderlist, y por lo visto, promete ser una de esas aplicaciones a tener en cuenta dentro del marco de la productividad para freelance y equipos.
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Herramientas de gestión de proyectos para equipos
Si hablamos de gestión de proyectos, lo primero que se nos vendrá a la cabeza es gestionarlos en equipo. En este sentido, y dentro de este mercado, existen tantas aplicaciones como queramos.
En este apartado, yo me voy a centrar en 3 aplicaciones para equipos con las que he trabajado directamente: Asana, Trello y Basecamp.
Y digo trabajado y no probado, o lo que es lo mismo, que las he utilizado para trabajar en proyectos reales con partners o clientes.
Asana
Dentro de las herramientas que he utilizado para trabajar en equipo, Asana es, probablemente, la más completa y la que más versatilidad tiene:
- Planificar proyectos y tener en una sola vista que está haciendo cada persona.
- Asignar proyectos y tareas a diferentes áreas de tu empresa.
- Mantener de forma ordenada, las comunicaciones dentro de cada proyecto y lo que se debe ejecutar dentro de cada tarea.
- Adaptar la metodología de trabajo que mejor se adapte a tu equipo o área de trabajo.
- Automatización de flujos de trabajo.
- Integración con una gran variedad de aplicaciones como: Google G Suite, Slack o Dropbox.
Asana es lo que se podría denominar un todo en uno, una navaja suiza que se adapta a equipos de desarrollo, agencias creativas o grupos de freelance que quieren desarrollar proyectos en conjunto.
Lo bueno que tiene para mí en este sentido, es que es una herramienta bajo la que podemos utilizar múltiples metodologías como GTD, Kanban, Scrum o Lean Startup.
Trello
Esta aplicación, cien por cien orientada a la metodología Kanban (To Do, Doing, Done), es una de las más famosas del mercado, y seguramente es así, por su facilidad de uso.
Trello es la herramienta predilecta para todos aquellos equipos que necesitan sencillez y limpieza visual, trabajando en tableros y utilizando la metodología kanban para mover nuestros progresos a través de múltiples columnas.
Además, al igual que Asana, Trello cuanta con múltiples integraciones, y nos permite:
- Generar diferentes tableros (boards) para cada proyecto
- Generar tantas columnas como necesitemos para trabajar en el progreso de los mismos.
- Generar fichas, en las que podremos poner:
- Descripción de la actividad
- Asignarle la actividad a una o varias personas
- Etiquetar la actividad por colores
- Añadir checklist
- Poner deadline de vencimento
- Añadir archivos adjuntos
Sin duda, Trello es una de las opciones más atractivas y ligeras que podemos encontrar en el mercado, y es una herramienta que recomiendo muchísimo para equipos de redacción de contenidos.
Basecamp
¿Qué te puedo contar del equipo de una joya de libro como Remoto? Pues que la filosofía de 37 Signals, empresa responsable de Basecamp, me mola casi más que su aplicación.
Lo cierto es que mis sentimientos con Basecamp son bastante encontrados.
Utilicé la aplicación en su versión 2, o al menos en aquel momento el término para definirla era Basecamp 2. Y lo cierto es que llegaba a desesperarme, era una aplicación de gestión de proyectos muy basada en la comunicación, y no terminaba de verte el punto a todo aquello.
Mi percepción cambio al ver todo en lo que estaban cambiando de cara a Basecamp 3, su ultima versión.
Ahora mismo, o al menos para mí, Basecamp es una híbrido entre Todoist, Asana, Trello y Notion. Lo cierto es que eso hace que la curva de aprendizaje para llegar a sacarle todo el partido a la aplicación sea un poco más elevada que con el resto de herramientas, pero por otro lado, si los que queremos es una aplicación todo en uno, pudiendo hasta casi que prescindir de herramientas de comunicación como Slack, Basecamp es nuestra herramienta:
- Message Board: es un centro de mensajes donde enfocar la conversación a la resolución de dudas sobre una tarea en concreto (no un char al uso) si no una espacio para comentar o resolver cuestiones sobre esa tarea.
- To-dos: un panel donde tendremos nuestro cheklist con las diferentes tareas y podremos ver cuáles están completas y cuáles no.
- Schedule: un calendario donde podremos ver todas las tareas según su asignación temporal.
- Docs & Files: un repositorio donde tendremos todos los documentos y archivos que hayamos compartido.
- Chat: este si que es un chat al uso para hablar con nuestro equipo
- Automatic-Checkings: es un herramienta que pretende ahorramos las reuniones de estatus, estableciendo una serie de preguntas básicas sobre progresos en tareas, podemos tener un estatus real del avance de nuestros proyectos.
Y hasta aquí, que no es poco, hemos llegado con nuestras herramientas de gestión de proyectos. Espero que este post te sirva para tener más claro cuáles son las que más te convienen o cuáles son las que mejor se adaptan a ti o a tu equipo.
