El pasado miércoles 1 de abril, tal y como te comentaba en el post Aspectos fundamentales para teletrabajar desde casa, tuve la oportunidad de impartir formación sobre teletrabajar desde casa con FYDE Caja Canarias.
La primera formación estuvo vinculada con las metodologías, la importancia de generar una hoja de ruta y, en resumen, cuáles son los aspectos fundamentales, siempre, bajo mi más humilde punto de vista, para trabajar en remoto desde casa.
En este post en concreto, me centraré más en cuáles son las herramientas que creo que más pueden ayudarte a teletrabajar, enfocándome siempre en dos aspectos, si eres freelance (autónomo) o si trabajas en una empresa.
Las herramientas que voy a comentar a continuación, son las que centran en la categoría de comunicación.
No es por ser pesado, pero para teletrabajar, primero: metodología
Sí, sé que soy un poco pesado con esto, pero es que lo repito, una y otra vez, porque es MUY importante.
Antes de lanzarte a implementar o poner en acción cualquiera de las herramientas que te pongo aquí, has de tener presente, siempre, estas preguntas:
- ¿Cuál es el grado de digitalización de mi empresa?
- ¿Estoy preparado para implementar esta herramienta la rutina diaria de mi empresa (o en la mía propia como freelance?
- ¿Cuáles son los objetivos a cumplir y cómo los voy a llevar a cabo?
- ¿Qué metodología se adapta mejor a mi forma de trabajar?¿Lista de tareas, Kanban, Scrum, GTD, Lean Startup?
- ¿Realmente necesito esta herramienta para cumplir con los objetivos de mi empresa o proyecto?
Aunque estas preguntas puedan parecer triviales, no lo son en absoluto. Por supuesto, no hay respuestas óptimas al cien por cien, pero plantearnos hacer un pequeño análisis antes de poner una herramienta en funcionamiento puede ayudarnos a optimizar tiempo y saber cuál es la que mejor se va a adaptar a nuestra realidad o presupuesto.
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Herramientas de comunicación para trabajar a distancia
Después del decreto del estado de alarma, en España y otros países, originado por el COVID-19, estás han sido, seguramente, las herramientas más descargadas de todas las categorías que te voy a comentar.
Probablemente, las únicas que lleguen a rivalizar con ellas son las de videoconferencia, pero, en realidad, las aplicaciones de videoconferencia se encuadran dentro del campo de la comunicación. En mi caso, las he separado, para darle la debida importancia que tienen en este momento.
Vale, me dejo de dar rodeos y de pensar en alto, y me centro a lo que íbamos, las aplicaciones de comunicación.
Slack
Es probablemente la herramienta de comunicación más conocida y extendida entre todas aquellas personas que trabajábamos en remoto antes del coronavirus, y por si te lo planteas, sí, éramos ya unos cuantos los que dábamos tecla a distancia antes de que este virus cambiará nuestra forma de vivir en 2020.
Slack es un recurso fundamental en mi día a día, con esta aplicación puedo llevar el control, desde un mismo panel, la comunicación que tengo con diferentes profesionales en 8 grupos de trabajo.
Muchas de las ventajas de slack son ya de sobra conocidas, pero estas se han visto mejoradas con su última actualización (que aún están desplegando en algunos equipos):
- Posibilidad de chatear (de forma enriquecida) con cualquier miembro del espacio de trabajo
- Generación de canales (hilos) para segmentar equipos, proyectos y/o temáticas
- Repositorio de archivos compartidos (por espacio de trabajo, canal o conversación)
- Acceso a conversaciones guardas (recursos, links, etc.)
- Integración con multitud de aplicaciones de terceros: Asana, Google Drive, Twitter, Trello, Google Calendar, Gmail, GitHub, etc.
- Posibilidad de realizar llamadas/videollamadas con los miembros del espacio de trabajo
- Configuración de estados: ausente, ocupado, trabajando desde casa (esta tiene gracia ahora mismo) o generación de estados personalizados.
- Y una multitud más de añadidos y opciones.
En resumidas cuentas y en boca de su creador: Slack surge, nada más, nada menos, que para matar el correo electrónico
Slack tiene una versión completamente gratuita, o mejor dicho, puedes empezar a utilizarla de forma 100% gratuita, pero al llegar a los 10.000 mensajes, et voila, o empezar a pagar o todos los mensajes anteriores comienzan a desaparecer.
Los precios de Slack se dividen en 4 tramos:
- La opción gratis, que ya te he comentado
- La opción estándar: 6,25€ al mes por persona (con el pago anual)
- La opción Plus: 11,75€ al mes por persona (con el pago anual)
- La opción enterprise, para que te tienes que poner en contacto con su equipo de ventas.
Por descontado, Slack está presente en todos los ecosistemas que te imagines: navegador, aplicaciones nativas en Mac y Windows, así como en Android e iOS.
Sin duda Slack es una opción más que recomendable en el ámbito profesional, y si lo usamos con cabeza, podemos tener un buen filón con su plan gratuito hasta dar el salto a alguna de las opciones de pago.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es el Slack de Microsoft, lo siento Satya Nadella, pero los chic@s de Slack llegaron antes.
Pero no te dejes engañar, puede que Microsoft Teams llegara después, pero su crecimiento en desde finales de 2019 no ha hecho más que crecer, y en tiempos de coronavirus dónde el trabajo a distancia a implosionado, ese crecimiento ha sido exponencial.
¿Por qué? Pues probablemente por su integración con todo el ecosistema de Microsoft Office 365, su solución en la nube para competir con Google G Suite, una de las herramientas de ofimática más utilizadas a nivel global.
¿Y qué nos trae de nuevo al panorama de la comunicación? Pues no mucho después de todos los que has leído en los párrafos de Slack, pero, para que las tengas presentes, te dejo todas las características que tiene la versión gratuita de la aplicación:
- La aplicación está limitación a 300 usuarios (no está nada mal)
- Cuentas con búsqueda y mensajes ilimitados
- Puedes conceder acceso de invitado a otras personas
- Se integra con más de 140 aplicaciones y servicios
- Tienes capacidad de almacenamiento de archivos (2 GB por usuario y 10 GB de almacenamiento compartido)
- Puedes realizar llamadas de audio/videollamadas grupales e individuales
- Tienes opción de compartir pantalla
- Puedes generar canales
- Acceso a todo el sistema de Office 365: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Cómo puedes observar, en este caso la diferencia con Slack viene por el número de miembros, en lugar de por el número de mensajes. Una estrategia que puede resultar acertada, ya que a mayor número de miembros, más probabilidades de superar los 10.000 mensajes en un periodo corto de tiempo.
Microsoft Teams está disponible para todas las plataformas: MacOS, Windows (evidentemente), Android e iOS.
La opción de precios de Microsoft Teams es más sencilla, ya que solo cuenta con 2 opciones:
- La versión gratuita
- La versión Microsoft 365 Empresa Premium: 10,50€ al mes, por usuario, con el plan anual
Como te decía en el segundo párrafo, Microsoft está sabiendo jugar sus cartas, y ha conseguido posicionar a su herramienta de teletrabajo en un buen lugar.
Twist
La herramienta de comunicación que viene firmada por el equip de Doist, que no se han andado con chiquitas en la presentación de su herramienta y apuntan directamente a la yugular de Slack.
Si Slack realmente hubiera ayudado a tu equipo a hacer su mejor trabajo, no estarías aquí.
Esta frase es solo una de las joyitas que te puedes encontrar haciendo un simple scroll en su página principal. Y es que la mejor forma de entender Twist es entrando en su página Twist vs. Slack, pero si quieres, te hago un poco de spoiler y te ahorras el click:
- El menú principal de Twist se divide en: temas, mensajes, equipo y búsqueda, lo que te da acceso directo a cada una de las novedades dentro de cada uno
- Twist prioriza todos los mensajes en una bandeja de entrada (inbox) lo que, supuestamente, te permite un mejor acceso a lo que necesitas
- Twist te permite crear canales, hasta ahí ninguna diferencia con Slack, pero es que dentro de estos canales, te permite crear temas, por lo que puedes tener un canal que contenga diferentes temas segmentados
- Twist te permite crear equipos, o grupos de personas, en los que puedes poner el foco en diferentes temas.
- Twist te permite reunir todos los temas que quieras dentro de una carpeta destacados
Como puedes observar, parece que Slack le ha comido la tostada en con su última actualización a Twist. Aún así, el equipo detrás de esta aplicación garantiza que es la opción más asincrónica y transparente que existe para teletrabajar.
En cuanto a los planes de pago, Twist cuenta con dos opciones:
- La gratuita, que te permite: acceder a 1 mes de conversaciones, 5 integraciones, 5GB de espacio compartido e invitados ilimitados.
- La ilimitada, por 5€ al mes por usuario, que te permite: básicamente quitar todas las limitaciones y tener soporte prioritario del equipo de Doist.
Sin duda, una opción atractiva que complementa el mercado de aplicaciones profesionales para comunicarnos en equipo.
En el video que te dejo aquí debajo, puedes acceder directamente a la parte en la que explico las herramientas de comunicación:
