Lista de tareas: haz un checkout antes de comenzar

Hay un refrán español muy utilizado: En casa de herrero, cuchara de palo. Y lo cierto es que pasa con más frecuencia de lo que me gustaría reconocer. En ocasiones puede llegar a resultar ilógico que seamos los últimos en aplicar las técnicas, ejemplos o casos que predicamos, pero, en ocasiones también, el mercado y los clientes mandan y acabamos enviando muchas cosas al cajón del tengo que. Por este motivo hoy quiero traerte un post sencillo, acompañado de una aplicación que se ha convertido en fundamental para mi desde que la conocí: wunderlist.

Lo primero, haz un checkout

Y es que lo más sencillo es siempre comenzar por el principio. Además, este es un ejercicio bastante sano y recomendable. Muchos días tenemos varias tareas que realizar, ya sean de carácter profesional o personal, para poder hacerlo todo de una forma organizada lo mejor es tenerlas en cuenta y ordenarlas en una sencilla lista, algo que se entienda rápido, se pueda tachar y te de toda la información que necesitas. Dentro de esta lista hay varios puntos que son fundamentales:

Organizar las tareas por proyectos

Es muy importante poder separar y estructurar esta lista lo máximo posible. Eso nos ayudará a tener un orden y a poder dar preferencia a un proyecto (o caso) por encima de otro. Por ejemplo, es completamente normal que prioricemos las tareas de carácter laboral por encima de las de carácter personal, pero en ocasiones también hay que diferenciar que proyectos laborales conllevan más urgencia en nuestro timing que otros.

Lo relevante siempre por encima

Otro ejercicio muy importante es apuntar todas y cada una de las tareas (ya veremos que no será necesario tener días de 36 horas para terminarlas todas) por irrelevantes que parezcan. La importancia en sí no está en el número, si no en la preferencia. Por este motivo, es muy importante que marques, subrayes o pongas con otro color aquellas tareas prioritarias o importantes, con el único fin de centrarte en ellas y acabarlas lo antes posible.

Mide los tiempos

En otro post te hablaré de una herramienta que he conocido gracias a un compañero de trabajo (Toggl) y que me resulta ideal para poder medir el tiempo de mis proyectos. Pero cuando nos enfrentamos a nuestra lista de tareas, tenemos que ser capaces de estimar (aunque sea aproximadamente) el tiempo que nos va llevar cada una de ellas ¿El motivo? No saturar tu lista de tareas con hitos imposibles y frustrarte al final del día por no haber acabado X tareas que te llevaban 5 horas cada una. Y es que en muchas ocasiones no es necesario, ni imprescindible, que lo termines absolutamente todo, hay tareas secundarias que podrás realizar si te sobra tiempo, por ejemplo, o que no son prioritarias para terminarlas en ese preciso momento.

Un poco de actitud

Seguramente lo más importante. Si tenemos las herramientas, pero no la actitud para llevarlas a cabo nos quedaremos en un punto sin salida. Por este motivo es importante ir haciendo este proceso por pasos (sobre todo cuando estamos comenzando) y no saturarnos al principio.

Wunderlist

Wunderlist me parece una herramienta completamente adecuada para realizar este tipo de tareas, puede llegar a ser idónea incluso para la gestión de pequeños proyectos en equipo, siempre y cuando la complejidad de los mismos no se dispare.

Esta app de tareas te permite crear carpetas, listas y tareas (con una amplia opción dentro de cada tarea, como notas, subtareas o comentarios) lo que resulta genial para poder organizarte cada día o semanalmente con las tareas que tienes que cumplir. Además, te permite introducir contenido de una forma muy sencilla y rápida, con lo que siempre puedes captar ideas y apuntarlas en forma de lista. Otra de sus opciones interesantes es que te permite marcar las tareas destacadas, así, puedes marcar las tareas que son relevantes dentro de tu horario laboral para poder cumplirlas por encima del resto de tareas.

Podría hablarte de cómo funciona esta app, pero lo cierto es que resulta infinitamente sencillo, así que prefiero que la pruebes primero y después me comentes que te ha parecido. Recuerda además, que puedes seguir todo el contenido del blog a través del RSS.